Tale policy ha lo scopo di individuare i criteri per la sospensione, l’annullamento e la riduzione del perimetro dei certificati emessi da BMC.
BMC si riserva il diritto di sospendere, ritirare, ridurre l’ambito di un certificato o limitare le condizioni di utilizzo di loghi e marchi di certificazione; in qualsiasi momento del ciclo di certificazione. Prima di prendere la decisione di sospendere, ritirare o ridurre l’ambito di un certificato, BMC darà al cliente l’opportunità di agire per garantire che ciò non accada.
BMC non delega a personale esterno o ad altre società la decisione di sospendere, annullare o ridurre lo scopo del certificato.
Se BMC viene consultato sullo stato di un certificato da una delle parti interessate nel processo di certificazione, fornirà tutti i dati necessari sullo stato del certificato (sospeso, annullato, ridotto, …)
BMC può sospendere un certificato quando si verifica una delle seguenti circostanze:
- Il cliente non è in grado di ottemperare ai requisiti definiti dalla normativa o dal proprio sistema di gestione.
- Il cliente non soddisfa i cicli di certificazione negli audit di follow-up o negli audit di ricertificazione.
- Il cliente non chiarisce adeguatamente ed entro il termine stabilito le azioni intraprese per risolvere le non conformità rilevate durante gli audit.
- Il cliente fa un uso improprio dei loghi e dei marchi di certificazione BMC.
- In caso di certificazione di prodotto, esegue transazioni con dichiarazioni che non corrispondono alla certificazione o al livello di certificazione.
- Il cliente non adempie agli impegni economici contrattati firmando l’accettazione dell’offerta.
- Le azioni intraprese dal cliente minano la reputazione di BMC e/o detentori di standard privati come RSPO, FSC®, PEFC, UTZ, ISCC e altri.
- Il cliente stesso richiede la sospensione volontaria del certificato.
La persona responsabile della decisione di sospendere, annullare o ridurre lo scopo sarà sempre il personale BMC che prende le decisioni di certificazione, personale che avrà sempre competenze adeguate e sufficienti.
Il comitato per l’indipendenza e l’imparzialità approva annualmente gli elenchi dei clienti sospesi, cancellati o il cui ambito di certificazione è stato ridotto.
BMC comunicherà sempre ai clienti le decisioni di riduzione, sospensione o cancellazione; Queste comunicazioni saranno sempre in forma scritta (lettera o e-mail) e le registrerai sempre. Nel caso di standard privati come RSPO, FSC®, PEFC, UTZ, ISCC effettuerà anche comunicazioni adeguate con questi organismi, che tra l’altro possono includere l’aggiornamento dello stato del certificato sulle piattaforme corrispondenti.
La comunicazione di sospensione al cliente addebiterà sempre:
Che il cliente possa prendere provvedimenti per correggere le deviazioni che hanno portato alla notifica della sospensione del certificato.
Il cliente deve informare i propri clienti che il loro certificato è sospeso.
Che il cliente non ha bisogno di utilizzare il certificato in nessuna delle attività che sviluppa.
In attesa, il certificato del client è temporaneamente non valido.
Le sospensioni del certificato non supereranno mai i 6 mesi.
BMC valuterà le azioni intraprese dal cliente al fine di determinare se la sospensione del certificato venga revocata o se, invece, la sospensione venga proseguita o venga presa la decisione di cancellazione (qualsiasi decisione in tal senso sarà opportunamente comunicata per iscritto al cliente) .
BMC può effettuare audit straordinari per verificare le azioni intraprese dal cliente.
Quando le azioni intraprese dal cliente non sono ritenute adeguate, viene presa la decisione di cancellazione.
Le cancellazioni sono comunicate al cliente per iscritto, tale comunicazione includerà:
- Che il cliente non sia più certificato dal BMC.
- Che il cliente deve restituire tutte le copie del certificato.
- Che è necessario rimuovere tutti i marchi di certificazione e i loghi di certificazione dalle aree aziendali.
- Che non può utilizzare le certificazioni che detiene con la BMC nelle sue attività.
Le azioni legali che BMC potrebbe intraprendere a seguito di questo processo saranno sempre intraprese dal senior management.
Il BMC prenderà la decisione di ridurre gli scopi dei certificati, a condizione che l’organizzazione in una parte dello scopo sia conforme ai requisiti di sistema e ai requisiti della norma per cui è certificata.
Il personale che prende la decisione di decertificazione è sempre personale BMC.
Verrà riemesso un nuovo certificato con gli stessi periodi di validità e l’ambito del certificato modificato.
Nell’elenco dei clienti certificati, l’ambito accessibile al pubblico verrà modificato.